Datenschutz

Informationspflichten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gegenüber Teilnehmenden von kobra.net GmbH-Webinaren, virtuellen Sitzungen oder Konferenzen gem. Art. 13 DSGVO (Erhebung von Daten bei der betroffenen Person)

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung zu einem Webinar, einer virtuellen Sitzung oder einer Konferenz der kobra.net GmbH. Die kobra.net GmbH setzt mehrere virtuelle Konferenz-Systeme ein.
Um virtuelle Webinare, Sitzungen oder Konferenzen durchführen zu können, müssen Sie sich hierzu anmelden und einen Namen (es muss nicht Ihr richtiger Name sein) angeben.

2.  Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

kobra.net GmbH Benzstr. 8/9 14482 Potsdam
Tel.: 0331 – 704 6956
E-Mail: info@kobranet.de
Website: www.kobranet.de

3.  Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragte Benzstr. 8/9
14482 Potsdam Deutschland
Kontakt via Telefon: 0331 – 74 000 398 (Stichwort: „Datenschutz“)
Kontakt via E-Mail: dsb@kobranet.de

4.  Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartnern zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Kunden anzubieten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Die Funktion Audio- oder Videoaufzeichnung sowie der Einsatz von Funktionen, die für eine Sitzung nicht notwendig sind, verwenden wir nur auf
der Rechtsgrundlage einer Einwilligung der Betroffenen (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligungserklärung wird im Vorfeld eingeholt.

5.  Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Für die Übermittlung von personenbezogenen Daten gelten folgende Punkte:

• Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur statt, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind oder Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben.
• Wir übermitteln Ihre Daten ggf. an einen mit der Organisation und Durchführung eines Webinars, eines Meetings, einer Sitzung oder Konferenz betrauten Dienstleister und dessen Subunternehmer.
• Eine Übermittlung erfolgt an Dritte bei gesetzlicher Pflicht oder Einwilligung.
• Auftragsverarbeiter: die mit Organisation eines Webinars, Meetings, Sitzung oder einer Konferenz betrauten Dienstleister und deren Subunternehmer.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Je nach eingesetztem Dienstleister können unsererseits personenbezogene Daten an einen Subunternehmer des Auftragsverarbeiters mit Sitz in einem Drittland übermittelt werden. Die Übermittlung wird auf Standardvertragsklauseln (SCC) als geeignete Garantien gestützt.

7.  Eingesetzte Konferenz-Tools

Wir setzen folgende Konferenz-Tools ein:

BigBlueButton (Host über einen externen Anbieter)

Wenn Sie über BigBlueButton mit uns kommunizieren, werden alle mit diesem Kommunikationsvorgang
verbundenen Daten ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Anbieter ist werk21 GmbH, Krausnickstraße 3, 10115 Berlin. Weitere Informationen zum Datenschutz von Minervis GmbH finden Sie unter: https://www.werk21.de/datenschutz.html.
Abschluss eines Vertrags über Auftragsverarbeitung Wir haben mit dem Hoster des Dienstes einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden bei der Nutzung von BigBlueButton vollständig um

Microsoft Teams

Wir nutzen Microsoft Teams. Anbieter ist Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052- 6399, USA. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft Teams: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
Abschluss eines Vertrags über Auftragsverarbeitung Wir haben mit dem Anbieter von Microsoft Teams einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden bei der Nutzung von Microsoft Teams vollständig um.

Zoom (kostenpflichtige Version)

Wir nutzen Zoom. Anbieter dieses Dienstes ist die Zoom Communications Inc., San Jose, 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Zoom: zoom.us/de-de/privacy.html. Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU Kommission gestützt. Details finden Sie hier: zoom.us/de-de/privacy.html.
Abschluss eines Vertrags über Auftragsverarbeitung Wir haben mit dem Anbieter von Zoom einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden bei der Nutzung von Zoom vollständig um.

8. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten Teilnehmerdaten werden

zweckgebunden für die Verwaltung und Organisation eines Webinars, einer Sitzung oder Konferenz verarbeitet und gelöscht, sobald der Zweck für die Verarbeitung weggefallen ist. Die Datenlöschung erfolgt unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, bezogen auf den Schriftwechsel nach sechs Jahren, bezogen auf die Rechnungsstellung nach zehn
Geben Teilnehmer*innen uns eine Einwilligung zur Weiterverwendung von Daten für Marketing oder z. B. zum Bezug von E-Mail-Newslettern, so erfolgt in diesem Fall mit Widerruf der Einwilligung die Datenlöschung.

9.  Betroffenenrechte

Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

10.      Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung durch die kobra.net GmbH durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Stand: Januar 2023